O czym pamiętać, wdrażając system zarządzania dokumentami?

Wiele miast (380)

O czym pamiętać, wdrażając system zarządzania dokumentami?

Data: 2016-05-23 17:47:00 Czytano: 1623 razy

Sprawne zarządzanie dokumentami w firmie jest konieczne dla zapewnienia właściwego działania różnych działów w organizacji. Zwłaszcza księgowość i kadry wymagają, aby przetwarzanie dokumentów w przedsiębiorstwie odbywało się w sposób szybki i profesjonalny, z zachowaniem bezpieczeństwa wszystkich dokumentów. Umożliwiają to nowoczesne, elektroniczne systemy do zarządzania dokumentami. O czym powinniśmy obowiązkowo pamiętać, wdrażając taki program w swojej firmie?

Reklama

Czym jest DMS?

DMS jest skrótem od anglojęzycznego wyrażenia Document Management System, co oznacza system zarządzania dokumentami. Dziś w większości firm nie jest potrzebne wygospodarowanie dodatkowych szaf, regałów czy nawet całych pomieszczeń na potrzeby archiwum firmowego. Zarządzanie dokumentami wspierane jest przez nowoczesne narzędzia, do jakich należą programy komputerowe do obiegu dokumentów i zarządzania nimi. Dzięki informatyzacji takich

działań można przezwyciężać problemy organizacyjne przedsiębiorstwa oraz redukować lub eliminować niepotrzebne koszty.

Jak wdrożyć system obiegu dokumentów?

Warto jest rozważyć zautomatyzowanie i zinformatyzowanie zarządzania dokumentami w swojej firmie. Bardzo istotne jest, aby wykorzystać przy tym sprawdzony, profesjonalny program komputerowy, który polskim przedsiębiorcom może dostarczyć m.in. Polcargo. Obieg dokumentów w firmie,

Kliknij zdjęcie:

dzięki takiemu systemowi będzie działał sprawnie, a przedsiębiorca może obniżyć koszty obiegu faktur, zarządzania umowami i wnioskami urlopowymi, czy wszelkimi innymi dokumentami.

Przy wdrażaniu systemu obiegu dokumentów w firmie, w pierwszej kolejności należy wybrać program, który będzie najlepiej dopasowany do indywidualnych wymagań przedsiębiorcy. Można wyróżnić trzy systemy do zarządzania dokumentami: systemy wspomagające elektroniczną obsługę i obieg papierowych dokumentów, systemy wspomagające w sposób elektroniczny zarządzanie dokumentami elektronicznymi oraz systemy łączące obie te funkcje ze sobą. Te ostatnie są najbardziej wszechstronne, zwłaszcza że w większości polskich firm obecnie dokonuje się obiegu zarówno e-dokumentów, jak i dokumentów papierowych.

Konieczne jest zadbanie o bezpieczeństwo całego systemu zarządzania dokumentami oraz samych dokumentów, jakie wprowadzane są do takiego programu lub powstają w nim. Dlatego trzeba precyzyjnie zdefiniować prawa dostępu z wykorzystaniem ich typów, miejsca pracownika w strukturze organizacyjnej czy atrybutów dokumentów.

(ac)

Najnowsze

Popularne