Wszystkie informacje dotyczące zakupów i wyboru dostawców w projekcie, znajdują się w Wytycznych programowych Instytucji Zarządzającej RPO WD. Beneficjentów działania 1.1.A2 nie obowiązują przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych, jednak muszą brać pod uwagę obowiązujące na wspólnotowym rynku europejskim zasady.

  Przede wszystkim Beneficjent musi spełnić zasadę przejrzystości, zasadę jawności prowadzonego postępowania, zasadę ochrony uczciwej konkurencji, zasadę swobody przepływu kapitału, towarów, dóbr i usług oraz zasadę równości szans wykonawców na rynku ofert. Zasady te zostają spełnione w szczególności poprzez odpowiednie upublicznienie oferty i wszelkich zmian dokonywanych w ofercie w trakcie trwania procedury naboru ofert. Dodatkowo, upublicznieniu podlega również informacja o dokonanym wyborze oferty (wybór dostawcy musi zostać dokonany w oparciu o najbardziej korzystną ekonomicznie i jakościowo ofertę oraz należy dołożyć wszelkich starań w celu uniknięcia konfliktu interesów, rozumianego jako brak bezstronności i obiektywności przy wyłanianiu przez beneficjenta wykonawcy). Zasady, którym podlega Beneficjent, zostają spełnione również poprzez równe i niedyskryminujące traktowanie wykonawców oraz zachowanie pisemności postępowania.

Zapytanie ofertowe

  Upublicznione musi zostać odpowiednio skonstruowane zapytanie ofertowe. Błędne zapytania mogą skutkować korektami finansowymi, bądź nawet utratą dotacji. Zapytanie ofertowe powinno zawierać co najmniej:

• nazwę (firmę) i adres (siedzibę) Beneficjenta, NIP, REGON (jeżeli dotyczy),
• tytuł realizowanego projektu oraz numer działania i Priorytetu,
• opis przedmiotu zamówienia,
• opis sposobu obliczenia ceny,
• termin i miejsce wykonania zamówienia,
• rodzaje kryteriów oraz opis kryteriów, którymi Beneficjent będzie się kierować przy wyborze oferty, wraz z podaniem wagi tych kryteriów i sposobu oceny ofert (np. punktacji),
• miejsce, sposób i termin składania ofert,
• opis warunków udziału w postępowaniu, jeżeli Beneficjent chce określić takie warunki (m. in. język oferty, waluta oferty, wymagane oświadczenia – na przykład dla środka używanego, określające zbywcę środka trwałego, miejsce i datę jego zakupu oraz oświadczenie, że w okresie 7 lat poprzedzających datę nabycia nie zostały on nabyty z wykorzystaniem publicznych środków krajowych lub wspólnotowych),
• logotypy obowiązujące w ramach RPO WD 2007-2013.

  Warto pamiętać, że w zapytaniu ofertowym nie można wskazywać np. konkretnych producentów, typów maszyn czy urządzeń, znaków towarowych, marek, patentów, źródła pochodzenia (chyba, że jest to uzasadnione specyfiką przedmiotu zamówienia, wtedy, by nie ograniczać zasady ochrony uczciwej konkurencji, należy również użyć sformułowania „lub równoważne z”, a dodatkowo wyjaśnić, co Beneficjent uważa za przedmiot równoważny, np. „nie gorszy niż … ”. Ważnym aspektem jest również odpowiednie określenie/opisanie przedmiotu zamówienia. To wiąże się m. in. z dokładnym określeniem, co wchodzi w skład ceny przedmiotu zamówienia. Należy również określić oczekiwany stan przedmiotu zamówienia – nowy/używany, sprawny, kompletny, wolny od wad itp. Przedmiot zamówienia musi być również określony za pomocą parametrów technicznych, jednak nie należy zbyt zawężać tych parametrów, by nie ograniczało to konkurencji. Przy określaniu parametrów technicznych warto opierać się i pamiętać o tym, co było napisane we wniosku, gdyż nie mogą być one gorsze od tego co podane zostało we wniosku.

  Odnośnie kryteriów oceny, należy kierować się i podawać w zapytaniu ofertowym kryteria ilościowe, gdyż jakościowe są trudne do oceny. Podstawowym kryterium jest cena, jednak najczęściej używane są jeszcze kryteria: „okres gwarancji” oraz „termin dostawy”. W każdym z kryteriów należy dokładnie określić wagę danego kryterium oraz  sposób obliczania punktacji. Przykładowo, dla kryterium ceny:

                Cena oferty najtańszej

———————————————–  x 70% = ilość punktów

                Cena oferty badanej

  W zapytaniu ofertowym należy również pamiętać o zapisie dla oferentów z innych państw członkowskich, o możliwości składania dokumentów równoważnych polskim dokumentom wymaganym przez Beneficjenta/Zamawiającego.

  Warto również, do zapytania ofertowego, załączyć gotowy wzór formularza ofertowego. Usystematyzuje to spływające oferty oraz ułatwi ocenę i udokumentowanie procedury.

Upublicznienie oferty

  Obowiązkowemu upublicznieniu podlegają zamówienia powyżej 20 000 zł. Poniżej tej kwoty można wybrać tryb uproszczony. Zalecane środki upublicznienia obejmują co najmniej jedną z następujących form: własną siedzibę, ale w miejscu publicznie dostępnym, Internet, gazety, dzienniki, czasopisma albo publikacje specjalistyczne, w tym specjalizujące się w ogłoszeniach zamówień publicznych, o zasięgu krajowym lub regionalnym albo lokalnym, Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej/TED (Tenders Electronic Daily).

Minimalny czas upublicznienia zapytania ofertowego, przed udzieleniem zamówienia, nie może być krótszy niż 3 dni robocze od dnia ukazania się upublicznionego zapytania ofertowego (liczone od dnia następnego). Dodatkowo trzeba pamiętać o zgromadzeniu „dowodów” upublicznienia zapytania ofertowego, np. zrzuty z ekranu, zdjęcia tablicy informacyjnej w siedzibie firmy.

Upublicznieniu podlegają również wszystkie zmiany w ofercie w trakcie trwania naboru.

Po wybraniu danej oferty, należy również upublicznić informację o wyborze dostawcy/wykonawcy i zakończeniu procedury.

Ciężar dowodu, że powyższe wymogi oraz wymogi określone w Wytycznych zostały spełnione spoczywa na Beneficjencie.

Zamówienia powyżej 20 000 zł

  Wyboru dostawców/wykonawców można dokonać na dwa sposoby. Jednym ze sposobów jest normalny tryb, dla zamówień powyżej 20 000 zł. W tym trybie wymagane jest porównanie co najmniej 2 ważnych ofert pochodzących od różnych wykonawców, na zasadzie wyboru najkorzystniejszej oferty, z uwzględnieniem wymogów. Jednak w przypadku, gdy ze względu na specjalistyczny charakter zamówienia lub brak konkurencji na danym rynku lub szczególne okoliczności, nie jest możliwe porównanie co najmniej 2 ważnych ofert, dopuszcza się w drodze wyjątku, wybór jednej ważnej oferty, bądź skierowanie zapytania ofertowego do jednego wykonawcy, spełniającego wszystkie kryteria i warunki. W takim przypadku, konieczne jest przedstawienie przez Beneficjenta pisemnego oświadczenia o wystąpieniu, według stanu na dzień wyboru jednej ważnej oferty, bądź skierowania zapytania ofertowego, ww. obiektywnej przesłanki oraz pisemnego uzasadnienia wyboru takiego trybu zlecenia zamówienia.

W przypadku spływu dwóch ważnych ofert (oferta jest ważna, kiedy spełnia wszystkie kryteria wymienione w zapytaniu ofertowym) i wyboru jednej z nich, istnieje możliwość dalszej negocjacji ceny, oczywiście na korzyść Beneficjenta.

W razie, gdy spłynie kilka ważnych ofert, jednak niesatysfakcjonujących Beneficjenta (np. zbyt wysoka cena w porównaniu z założonym budżetem), można unieważnić procedurę.

Zabronione jest dzielenie oferty na mniejsze zamówienia.  Przykładowo, jeśli Beneficjent zadeklarował we wniosku zakup 10 laptopów i ich wartość wynosi powyżej 20 000 zł, to wymagane jest przeprowadzenie normalnej procedury i nie dopuszcza się stworzenia 10 oddzielnych zapytań ofertowych o wartościach poniżej 20 000 zł, które podlegałyby procedurze uproszczonej. To samo tyczy się np. maszyny, czy linii produkcyjnej składającej się z kilku niezbędnych elementów, bez których środek trwały byłby niekompletny – nie ma możliwości kupowania oddzielnie elementów, w celu uniknięcia trybu normalnego.

Zamówienia o wartości do 20 000 zł

  Drugim trybem zamówień, jest tryb uproszczony. Beneficjent może zastosować uproszczony tryb procedury udzielania zamówień i wyboru wykonawcy, odstępując od obowiązku upublicznienia zapytania ofertowego i porównania co najmniej 2 ważnych ofert pochodzących od różnych wykonawców oraz zastąpić go inną formą porównania lub udokumentowania oceny danej dostawy, usługi, roboty budowlanej, obowiązującej w dniu jej zakupu na zasadzie wyboru najkorzystniejszej oferty i w oparciu o określone kryteria.

Mimo braku dużej liczby wymogów, Beneficjent zobowiązany jest jednak do zachowania trybu pisemnego prowadzonego postępowania, który w tym przypadku polega np. na:

• zgromadzeniu i porównaniu ofert dostępnych na rynku
• sporządzeniu notatki z badania rynku, badania telefonicznego, internetowego badania cen rynkowych, itp.

Wnioskodawca/Beneficjent zobowiązany jest również do złożenia oświadczenia, że dokonał wyboru wykonawcy w oparciu o najbardziej korzystną ekonomicznie i jakościowo ofertę, poniósł wszystkie wydatki z zachowaniem zasad ochrony uczciwej konkurencji, swobody przepływu kapitału, towarów, dóbr i usług oraz równości szans wykonawców na rynku ofert oraz dołożył wszelkich starań w celu uniknięcia konfliktu interesów rozumianego jako brak bezstronności i obiektywizmu. Wnioskodawca/Beneficjent zobowiązany jest ponadto wskazać kryteria, którymi kierował się podczas dokonywania wyboru wykonawcy.

Wybór trybu uproszczonego zależy od Beneficjenta, jednak w przypadku decyzji o przeprowadzeniu postępowania według normalnego trybu, w celu uznania jego poprawności należy przestrzegać wszystkich wymaganych wytycznych i zasad, nawet jeśli z uwagi na wartość zamówienia możliwe byłoby zastosowanie trybu uproszczonego.

Nieprzestrzeganie ww. procedur może skutkować rozwiązaniem umowy, co zobowiązuje Beneficjenta do zwrotu otrzymanego dofinansowania.

Zamówienia udziela się wykonawcy po uprzednim porównaniu i ocenie wszystkich ofert. Udokumentowaniem wyboru jest „Karta zamówienia”, w której przedsiębiorca musi udowodnić, że jego wybór był m.in.: racjonalny i uzasadniony, a cena odpowiada jakości świadczonej usługi, czy dostawy.

Poradniki i instrukcje dotyczące rozliczania projektów znajdują się na stronach instytucji prowadzących nabór wniosków w danym programie. Dla działania 1.1.A2. “Dotacje inwestycyjne dla MŚP wspierające innowacyjność produktową i procesową na poziomie przedsiębiorstwa (z wyłączeniem projektów z zakresu turystyki)” jest to Dolnośląska Instytucja Pośrednicząca, która umieszcza na swojej stronie wszystkie potrzebne informacje.

Czytaj więcej o dotacjach 2014-2020 na Dolnym Śląsku.

Pomagamy w pozyskiwaniu i rozliczaniu dotacji unijnych. Zapytaj o naszą ofertę:

tel.: +48 783 366 476

e-mail: analityk@resulto.pl

Wszelkie prawa do artykułu posiada Resulto Sp. z o.o. Kopiowanie i wykorzystanie fragmentów tekstu dozwolone jedynie pod warunkiem podania źródła.