PortalPOLSKA.pl - Organizacja konferencji

Wiele miast (351)

Organizacja konferencji - jakie kroki podjąć?

Data: 2017-11-04 12:38:00 Czytano: 1989 razy

Organizacja konferencji jest sprawą wymagającą odpowiedniego przygotowania, które polega na bardzo wnikliwym planowaniu różnego typu działań oraz ustaleniu tego co jest najważniejsze.

Reklama

Oczywiście bardzo istotne sprawy to przede wszystkim wybór daty i czas trwania konferencji, jak również miejsce, w którym się ona odbędzie. Ponadto część rzeczy należy dopasować do jej tematyki, jak również pomyśleć, dla jakich osób będzie ona przeznaczona.

MIEJSCE KONFERENCJI

Wybór miejsca powinien być podyktowany rodzajem wydarzenia i jego ogólną koncepcją. Obiektów nadających się do organizacji konferencji jest dość sporo. Mogą to być hotele konferencyjne, które posiadają specjalne sale konferencyjne. Obiekty konferencyjne to także miejsca niezależne, od dużej powierzchni np. hale sportowe, dworki, muzea. Konieczne jest, by miejsce było spokojne, ciche i sprzyjające skupieniu podczas wykładu. Ponadto sprawą priorytetową jest ustalenie liczby uczestników – nie ma bowiem żadnego sensu wynajmowanie ogromnej sali dla małej liczby osób uczestniczących w konferencji lub też zbyt małego pomieszczenia dla dużej ilości gości. Przy wyborze miejsca warto również zwracać uwagę na lokalizację, dogodność dojazdu, a także miejsca parkingowe. No i oczywiście w miarę możliwości zadbać o catering lub przynajmniej ciepłe napoje.

DATA WYDARZENIA

Data wydarzenia to bardzo ważny krok, gdyż salę konferencyjną rezerwuje się zazwyczaj nawet pół roku przed całym eventem. Konieczne jest również dokładne ustalenie długości konferencji. Standardem jest zaplanowanie dwudniowego wydarzenia konferencyjnego na liczbę ok. 300 osób.

Nie poleca się organizowania konferencji w czasie trwania w danym miejscu np. imprezy weselnej czy w dniach jakiegoś ważnego wydarzenia w kraju np. wyborów. Często bowiem organizatorzy takich eventów rezerwują miejsce już na rok lub nawet więcej w przód.

BUDŻET KONFERENCJI

Każdy organizator konferencji powinien umieć wyznaczyć, ile pieniędzy jest w stanie na nią wydać. Wszystko musi być planowane z głową – dobrze jest rozgraniczyć wydatki przeznaczone na materiały reklamowe, wynajem sali oraz sprzętu, zaproszenia, catering czy miejsca rekreacyjne typu np. Spa. Tak więc najlepszym sposobem jest ustalenie górnej granicy wydatków, której przekroczyć nie można.

Więcej: www.SaleBiznesowe.pl

Najnowsze

Popularne