PortalPOLSKA.pl - Archiwizacja dokumentów - dlaczego każda firma powinna zadbać o profesjonalne porządkowanie dokumentów?

Wiele miast (351)

Archiwizacja dokumentów - dlaczego każda firma powinna zadbać o profesjonalne porządkowanie dokumentów?

Data: 2021-06-16 20:32:00 Czytano: 2162 razy

Co zrobić, żeby przestrzeganie przepisów związanych z terminem przechowywania dokumentów było łatwiejsze? Jak usprawnić codzienne funkcjonowanie przedsiębiorstwa i zwiększyć bezpieczeństwo danych?

Odpowiedzią na oba te pytania jest precyzyjne, profesjonalne porządkowanie dokumentów.

Reklama

Do jakich problemów prowadzi chaos w dokumentacji?

Trudności, z którymi musimy się liczyć, mogą mieć różny charakter. Dotyczą m.in. kwestii organizacyjnych. Nieuporządkowanie dokumenty to po prostu utrudniona praca. Jak bowiem skutecznie wyszukiwać potrzebne akta, jeśli nie są one właściwie zorganizowane?

Przedsiębiorstwa dysponujące profesjonalnymi archiwami nie muszą martwić się takimi sprawami. Wiele z nich decyduje się na skorzystanie z pomocy zewnętrznego usługodawcy. Takie wsparcie polega na pomocy wyspecjalizowanych archiwistów i archiwistek. Podczas porządkowania dokumentów wykorzystują uniwersalne zasady stosowane w archiwistyce.

Część usługodawców, np. Rhenus Data w bardzo kompleksowy sposób podchodzi do opieki nad dokumentacją. Porządkowanie dokumentów to tylko jeden z rodzajów udzielanego wsparcia, bo oprócz tego proponują jeszcze przechowywanie, skanowanie, digitalizowanie i utylizację akt.

Wracając jednak do problemów wynikających z chaosu wśród dokumentacji - nie da się w tym miejscu nie wspomnieć o problemach z przestrzeganiem obowiązującego prawa.

Skuteczna archiwizacja, czyli jak rzetelne porządkowanie dokumentów sprzyja przestrzeganiu RODO?

Przedsiębiorstwo jest administratorem danych osobowych swoich klientów, a to znaczy, że zobowiązane jest do realizowania określonych obowiązków wynikających z RODO. Wszystkie działania, w których wykorzystywane są te wrażliwe informacje, powinny uwzględniać zasady bezpieczeństwa. Jak RODO ma się zatem do porządkowania dokumentów?

Po pierwsze, dobra segregacja akt pozwala nam trzymać w ryzach wszystkie elementy firmowych zbiorów. W przedsiębiorstwie, w którym zadbano o profesjonalną archiwizację nie ma miejsca na zagubienie akt. Wszystkie dokumenty mają swoje miejsce.

Po drugie - z archiwizowanymi aktami dużo łatwiej jest przestrzegać określonych prawnie terminów przechowywania. RODO mówi, że nie możemy administrować danymi osobami, jeśli ustał stosunek klient-usługodawca. Krajowe prawo precyzuje natomiast okresy przechowywania dokumentacji podatkowej, ZUS-owskiej, pracowniczej itp. Porządkowanie dokumentów przez specjalistów znacznie ułatwia przestrzeganie przepisów rodzimych i europejskich.

Jak specjaliści dbają o porządkowanie dokumentów?

Tacy usługodawcy jak np. Rhenus Data Office Polska, proponują swoim klientom rzetelne i w pełni profesjonalne podejście do archiwizacji i porządkowania dokumentów. W praktyce oznacza to, że akta zostają:

• właściwie posegregowane;

• przyporządkowane do odpowiedniej kategorii, grupy rzeczowej itp.;

• uwzględnione w ewidencji dokumentów.

Źródło: Rhenus-data.pl

Materiał zewnętrzny.

Najnowsze

Popularne